Pengetahuan persuratan

 Perbedaan Surat Dinas dan Surat Resmi

Oleh: Muh Hasyim

Pengertian Surat 

Surat merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun sebuah organisasi. Untuk lebih jelasnya lagi simaklah Materi Pengertian Surat Resmi dan Surat Tidak Resmi dibawah ini.

Surat merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun sebuah organisasi.

Surat adalah bentuk komunikasi tertulis yang mana di dalamnya terdapat beberapa unsur, diantaranya:

1. Pengirim surat, yaitu adalah pihak yang menyampaikan pesan
2. Pesan surat, yaitu adalah isi dari surat yang disampaikan berupa Pemberitahuan, Permohonan/ permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan sebagaiannya
3. Penerima surat, yaitu adalah pihak yang menerima pesan
4. Saluran, yaitu adalah cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan kebutuhannya (format tulisan, tata bahasa)

Sebagai media komunikasi, tentunya di dalam surat memiliki aturan atau syarat -syarat tertentu. Dalam hal ini, seorang penulis surat yang baik tentunya akan memperhatikan etika penulisan surat tersebut, baik dalam segi bentuk, struktur, dan juga kebahasaan. Namun, disini kami akan membahas mengenai Surat Resmi dan Tidak Resmi. adapun penjelasannya sebagai berikut ini :

Pengertian Surat Resmi

Surat Resmi merupakan surat yang digunakan untuk keperluan yang formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, maupun instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal dan resmi.

Surat resmi ini dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, misalnya penggunaan bahasanya yang baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai dengan keperluannya.

Meskipun surat resmi ini biasanya digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi yaitu surat undangan pernikahan.

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan dalam situasi resmi. Contoh Surat dalam situasi resmi yaitu seperti surat yang berisi tentang keperluan kedinasan suatu instansi maupun lembaga tertentu serta surat pribadi yang ditujukan kepada instansi atau lembaga tertentu.

Adapun Syarat surat resmi yaitu sebagai berikut :

1. Menggunakan bahasa yang baku atau formal.
2. Menggunakan struktur penulisan yang baku
3. Dan surat resmi ini digunakan untuk perihal yang bersifat resmi

Sebagai alat komunikasi, bahasa baku yang digunakan dalam surat resmi harus jelas dan komunikatif. Adapaun isi dari surat resmi antara lain, surat lamaran pekerjaan, undangan rapat, pengumuman lelang dari instansi pemerintah, dan surat izin.

Pengertian Surat Tidak Resmi

Surat tidak resmi adalah surat yang digunakan dalam situasi yang tidak resmi. Contoh situasi tidak resmi yaitu seperti untuk keperluan pertemanan atau persaudaraan. Surat tidak resmi tidak harus ditulis dengan bahasa dan penggunaan struktur yang baku.

Hal yang terpenting di dalam surat tidak resmi yaitu ialah kesampaian isi atau maksud dari surat tersebut dengan jelas. Meskipun di dalam surat tidak resmi penggunaan bahasa tidak harus baku, tapi tetap harus komunikatif dan dengan bahasa yang santun. Surat tidak resmi biasanya berupa surat perkenalan kepada seseorang, surat kepada sahabat mengenai suatu kabar, ataupun surat kepada kerabat.

Demikianlah pembahasan kami mengenai Pengertian Surat Resmi dan Surat Tidak Resmi. Semoga bermanfaat.

Pengertian Surat Dinas

Dalam instansi kedinasan, surat menyurat adalah hal yang penting untuk memperlancar jalannya kegiatan dinas, terutama dalam hal komunikasi. Surat menyurat pada dasarnya dapat dilakukan secara umum, namun, secara khusus ada pula pembagian surat yang didasarkan pada pihak-pihak yang menggunakan surat tersebut.

Sebagai contoh, surat niaga yang digunakan terkait hal perniagaan, dan juga surat dinas yang digunakan dalam lingkup dinas. Pengertian surat dinas sendiri dapat diartikan sebagai surat yang berisi tentang administrasi pemerintah yang dibuat oleh lembaga pemerintah. Surat dinas juga disebut sebagai surat resmi karena surat ini dikeluarkan oleh instansi pemerintah. Karena dikeluarkan oleh instansi pemerintah, maka dalam penulisan surat dinas pun juga harus memenuhi format surat secara resmi. Tata kepenulisan surat dinas juga memiliki patokan umum yang harus dipenuhi. Karenanya, terdapat pula jenis-jenis surat dinas yang pembagiannya didasarkan pada isi dan tujuan penggunaan surat tersebut.

Jenis-Jenis Surat Dinas

Jenis-jenis surat dinas terdapat 10 macam, yakni surat pemberitahuan, surat undangan, surat kuasa, surat keterangan, surat memo atau nota dinas, surat edaran, surat pengantar, surat perintah, surat instruksi serta surat tugas. Berikut keterangan dari masing-masing jenis surat dinas tersebut :

1. Surat pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui. Contoh surat pemberitahuan untuk dinas.

 

2. Surat undangan

Surat undangan adalah surat yang isinya berupa pemberitahuan yang bersifat mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang agar dapat berpartisipasi dalam acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.

 

3. Surat kuasa

Surat kuasa adalah surat yang isinya tentang pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau pejabat lain yang dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

 

4. Surat keterangan

Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.

 

5. Surat memo atau nota dinas

Surat memo disebut juga sebagai nota dinas. Surat memo merupakan surat khusus yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.

 

6. Surat edaran

Surat edaran adalah surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.

 

7. Surat pengantar

Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

 

8. Surat perintah

Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi / pihak yang berada di posisi / jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak / instansi yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.

 

9. Surat instruksi

Surat instruksi berisi perintah serta petunjuk – petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.

 

10. Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak / pejabat yang lebih tinggi posisinya untuk menugaskan kepada seorang atau sekelompok bawahan untuk dapat melakukan pekerjaan tertentu. Untuk contoh silahkan baca. contoh surat tugas kedinasan.

 

Jenis-Jenis Surat Resmi

Setelah memahami pengertian surat resmi, fungsi dan ciri-cirinya maka kita juga perlu mengetahui jenis-jenis surat resmi. Berikut ini adalah macam-macam surat resmi:

1. Surat Keputusan

Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.

 

 

2.  Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

 

3. Surat Perintah

Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

 

4. Surat Kuasa

Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

 

5.  Surat Panggilan/ Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.

 

6.  Surat Edaran

Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian.